Dekrét č. 96 / 2023 Zb.
Vyhláška, ktorou sa mení a dopĺňa vyhláška č. 259 / 2012 Z. z., o podrobnostiach výkonu súborovej služby v znení zmien a doplnení
Platný
Uznesenie
Účinnosť od 01.07.2023
96
VYHLÁSENIE
z 31. marca 2023
ktorým sa mení a dopĺňa vyhláška č. 259 / 2012 Z. z. o podrobnostiach výkonu súborovej služby v znení zmien a doplnení
Ministerstvo vnútra poskytuje podľa § 86 zákona č. 499 / 2004 Z. z., o archivácii a doručovaní súborov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, v znení zákona č. 190 / 2009 Z. z., zákona č. 167 / 2012 Z. z. a zákona č. 56 / 2014 Z. z., na vykonávanie § 64 ods. 2, § 66 ods. 6, § 69a ods. 4 a § 70 ods. 1 zákona č. 499 / 2004 Z. z., v znení zákona č. 190 / 2009 Z. z., zákona č. 424 / 2010 Z. z., zákona č. 167 / 2012 Z. z. a zákona č. 298 / 2016 Z. z.:
Nariadenie č. 259 / 2012 Z. z., o podrobnostiach výkonu služby súborov, zmenené vyhláškou č. 283 / 2014 Z. z., vyhláška č. 85 / 2019 Z. z. a vyhláška č. 504 / 2021 Z. z., sa mení takto:
1. V článku 2 ods. 1 sa vypúšťa slovo "okamžité."
2. V článku 2 ods. 2 sa za slová "služieb" vkladajú slová "prístroje na napájanie."
3. v článku 2 ods. 3 písm. e) sa výraz "iné možnosti" nahrádza výrazom "iné prostriedky."
4. V článku 3 ods. 2, článku 5 ods. 1, článku 13 ods. 1, článku 17 ods. 3 a článku 26 ods. 2 sa vypúšťa slovo "bez meškania."
5. V článku 3 ods. 3 sa slová "v prípade, že verejný autor vykonáva službu súboru v papierovej podobe alebo jedinečný identifikátor, keď verejný zástupca vykonáva službu súboru v elektronickej podobe v systéme elektronickej služby súborov" dopĺňajú na konci textu v písmene c).
6. V článku 3 ods. 3 sa na konci textu v písmene d) slová "ak ide o papierový dokument; listy príloh k dodanému dokumentu sa nezapočítavajú."
7. v článku 3 ods. 3 písm. e) a f):
"e) počet príloh k dokumentu v papierovej podobe a
f) počet príloh k dodanému dokumentu, ktoré nie sú v papierovej forme a ich opis."
8. V článku 4 ods. 1 prvej vete sa slovo "a" nahrádza čiarkou a na konci textu prvej vety sa dopĺňajú slová "a spĺňajú podmienky na prijímanie dokumentov uverejnených verejným orgánom na jeho oficiálnom zázname alebo webovej stránke."
9. V poslednej vete odseku 1 sa slová "a" vypúšťajú a slová" a spĺňajú podmienky na prijímanie dokumentov, ktoré verejný orgán uverejní vo svojom úradnom zázname alebo webovej stránke," dopĺňajú na konci textu poslednej vety.
10. v článku 4 ods. 2 prvej a poslednej vete sa slová "alebo" nahrádzajú čiarkou a za slová "zrušiteľné" sa vkladajú slová "alebo nespĺňajú podmienky na prijatie dokumentov uverejnených verejným orgánom na jeho oficiálnom zázname alebo webovej stránke."
11. v článku 4 ods. 3 sa vypúšťa slovo "alebo" a na konci textu odseku sa dopĺňajú slová "alebo nespĺňajú podmienky na prijímanie dokumentov uverejnených verejným orgánom na jeho oficiálnom zázname alebo webovej stránke";
12. V článku 4 ods. 8 sa vypúšťajú slová "a odsek 4 a výsledok overenia uvedeného v odseku 5" a slová "a spĺňa podmienky na jeho ďalšie spracovanie."
13. V oddiele 4 sa dopĺňa odsek 9:
"(9) Ak verejný orgán povolí prijímanie dátových správ prijatých inými elektronickými komunikačnými prostriedkami a ak to umožňuje povaha iných elektronických komunikačných prostriedkov, verejný orgán na základe výsledkov zistení uvedených v odseku 1 potvrdí druhému odosielateľovi, že dokument bol doručený. Posledná veta odseku 8 oznámenia o potvrdení doručenia sa uplatňuje mutatis mutandis."
14. V úvodnej časti odseku 5 ods. 2 sa slová "v prípade dokumentu" nahrádzajú slovami "v jeho časti."
15. V článku 5 ods. 2 písm. d) sa slová "iný jedinečný identifikátor verejného práva" nahrádzajú slovami "jedinečný identifikátor."
16. V článku 5 sa vypúšťa odsek 3.
17. V článku 6 sa dopĺňa tento odsek 4:
"(4) Verejný orgán, ktorému bol digitálny dokument alebo digitálna príloha k dokumentu v analógovej podobe dodaný na prenosnom technickom nosiči, zabezpečí, aby sa dokument alebo príloha vložili do systému elektronických súborových služieb, ak je to technicky možné."
18. v odseku 7 ods. 1:
"(1) Ak verejný autor vykonáva službu súboru v elektronickej podobe v systéme elektronickej služby, jedinečný identifikátor obsahuje aspoň označenie verejného autora a prípadne skratku verejného označenia autora a číselný alebo alfanumerický kód. Jedinečný identifikátor je neoddeliteľne spojený s dokumentom, ktorý identifikuje."
19. V článku 7 sa za odsek 2 vkladá tento odsek:
"(2) Ak verejný autor vykonáva službu súboru v papierovej podobe, jedinečný identifikátor je:
(a) doklad dodaný s vyplnenou pečiatkou alebo akýmikoľvek inými prostriedkami technológie podobnými odtlačkom pečiatky, na ktorú je dokument pripevnený,
(b) v prípade dokumentu vytvoreného verejným orgánom odkaz alebo registračné číslo zo samostatných záznamov dokumentov pridelených tomuto dokumentu."
Odseky 2 až 5 sa prečíslujú na odseky 3 až 6.
20. v článku 7 ods. 5 sa slová "označenie dokumentu, ktorý sa má preložiť" nahrádzajú slovami "jedinečný identifikátor, do ktorého bol dokument prenesený."
21. v odseku 8 ods. 1 a 2 sa slová "je kniha" nahrádzajú slovami "vykladá sa ako kniha."
22. v odseku 8 ods. 2 sa výraz "druh" nahrádza výrazom "typ."
23. V článku 8 sa vypúšťa odsek 3.
Odseky 4 až 7 sa prečíslujú na odseky 3 až 6.
24. v odseku 8 sa vypúšťa odsek 6.
25. V článku 10 ods. 1 úvodnej časti ustanovenia sa za slovo "denník" vkladá slovo "najmenej."
26. V odseku 10 ods. 1 písm. d) sa výraz "identifikácia" nahrádza výrazom "identifikácia."
27. V článku 10 ods. 1 sa vypúšťa písmeno e).
Písmená f) až i) sa prečíslujú na písmená e) až h).
28. V článku 10 ods. 1 písm. f) sa za slová "priradené k spracovaniu" vkladajú slová "alebo vytvorenie" a za slová "spracúva sa."
29. v článku 10 ods. 1 písm. g):
" (g) identifikácia adresáta a dátum odoslania a ";
30. V odseku 10 ods. 2 úvodnej časti ustanovenia sa za slovo "odsek 1" vkladajú slová "písmená b) až e) "a slová" sa vkladajú aspoň za slovo "ďalšie."
31. V článku 10 ods. 2 písm. a) sa vypúšťa slovo "dokument";
32. V odseku 10 ods. 2 sa na konci písmena c) vypúšťa slovo "a."
33. V článku 10 ods. 2 písm. d) sa slová "v digitálnej forme" vypúšťajú.
34. V článku 10 sa na konci odseku 2 bodka nahrádza čiarkou a dopĺňajú sa tieto písmená e) až h):
" (e) sériové číslo dokumentu v spise,
(f) meno adresáta;
g) dátum odoslania a
h) počet komponentov; komponent je nedeliteľná časť dokumentu, ktorá je v digitálnej forme, pričom dokument, ktorý je v digitálnej forme, je aspoň jednou zložkou."
V článku 10 ods. 3 sa text "f) " nahrádza textom "e) ," text "i) " sa nahrádza textom "h) " a text "a) " sa dopĺňa na konci textu odseku 3."
36. V článku 10 vety "Ak verejný orgán neobsahuje dokument v spise, dokument sa tiež uchováva v samostatnom registri dokumentov uchovávaných v elektronickej podobe."
37. v odseku 10 ods. 4 sa za slová "numerické" vkladá slovo "základné" a slová "numerické" sa nahrádzajú slovami "numerické";
38. Odsek 10 ods. 6 a 7 sa vypúšťajú.
39. Oddiely 11 a 12 vrátane nadpisov majú znieť:
Referenčné a registračné číslo samostatných záznamov dokumentov
(1) Verejný orgán pridelí referenčné číslo dokumentu zapísanému v základnom registračnom dokumente.
(2) Referenčné číslo obsahuje označenie alebo skratku označenia verejného autora, poradové číslo zápisu dokumentu do základného registračného dokumentu a označenie určeného časového obdobia, ktoré je spravidla kalendárnym rokom alebo prípadne uvedením označenia organizačnej časti verejného autora alebo iných charakteristík, ktoré charakterizujú skutočnosti týkajúce sa dokumentu. Referenčné číslo sa môže odvodiť aj od označenia súboru s uvedením sériového čísla dokumentu v súbore alebo čísla listu dokumentu v súbore.
(3) Verejný orgán pridelí dokument zaregistrovaný v samostatnom registri dokumentov registračné číslo zo samostatného registra dokumentov. Registračné číslo zo samostatných záznamov dokumentov musí spĺňať aspoň podmienky stanovené pre jedinečný identifikátor.
Súbor
(1) Verejný orgán uvedie dokument zaevidovaný v základnom registračnom dokumente najneskôr pred začatím spracovania v spise. Prvá veta sa neuplatňuje v prípade verejného autora, ktorého osobitná povaha spôsobilosti umožňuje výkon súborových služieb v elektronickej forme v systémoch elektronických súborových služieb podľa článku 63 ods. 4 zákona.
(2) Verejný orgán zahrnie spisy do:
a) naturálne skupiny alebo
(b) súbor typu; vnútorná štruktúra súboru typu pozostáva zo zložky typu súboru vytvoreného orgánom verejnej moci a zložky typu súboru zostaveného podľa lehoty stanovenej orgánom verejnej moci.
(3) Verejný orgán priradí charakter súboru a režim skartovačky príslušnej skupine alebo komponentu typového súboru v súlade so súborom a plánom skartovačky, keď sa vytvorí. Ak verejný orgán preklasifikuje súbor do inej materiálnej skupiny alebo zložky typového súboru, súboru a všetkým dokumentom zahrnutým do súboru sa pridelí znak súboru a režim skartovania pre túto triedu alebo zložku typového súboru.
(4) Verejný autor priradí dokument charakter súboru a schému drtiča súboru súboru, do ktorého je zahrnutý. Ak verejný orgán prenesie dokument do iného súboru, priradí dokument charakter súboru a skartovací režim druhého súboru.
(5) Verejný orgán pripevní dokumenty v analogickej forme uvedené v spise na spoločný obal obsahujúci aspoň:
(a) stručný obsah spisu;
(b) číslo spisu,
c) znak súboru,
d) drviaci režim a
(e) identifikátor súboru v prípade výkonu súborovej služby v elektronickej podobe; identifikátor súboru je čitateľný technickými prostriedkami na automatizovaný zber údajov.
(6) Verejný orgán vedie v systéme elektronických súborových služieb alebo v samostatnom registri dokumentov vedenom v elektronickej forme informácie aspoň:
(a) identifikátor, ktorý je jedinečný v rámci systému elektronickej služby súborov alebo samostatných záznamov dokumentov;
b) stručný obsah,
c) číslo spisu,
(d) dátum založenia;
(e) dátum ukončenia;
(f) dátum uzavretia;
(g) znak súboru;
(h) režim drvenia;
i) či spis obsahuje dokumenty v analógovej podobe a ich fyzické umiestnenie;
(j) informácie o tom, či bol súbor zahrnutý do výberu archívov a či bol súbor vybraný ako archív a
(k) identifikátor priradený Národným archívom alebo digitálnym archívom do súboru vybraného ako archív.
(7) Verejný orgán zaznamená podrobnosti o spracovaní a uzavretí spisu do dokumentu.
(8) Verejný autor uvedie spôsob vyhotovenia značky súboru a štruktúru značky súboru v poradí súboru."
40. V článku 13 ods. 1 sa za slovo "spracúvaním" vkladajú slová "v prípade výkonu služby v papierovej podobe."
41. V článku 13 ods. 2 sa za slovo "osoby" vkladajú slová "alebo technické prostriedky."
42. V odseku 14 ods. 2 sa na konci textu písmena d) dopĺňajú slová "alebo k jeho metaúdajom."
43. Odsek 14 ods. 3 a 4 sa vypúšťajú.
44. V článku 15 ods. 1 a 2:
"(1) V súlade s hmotnoprávnymi charakteristikami spracovaných dokumentov a spisov určí verejný orgán jednotlivé skupiny záležitostí a pri použití typových súborov aj tie, ktoré sa týkajú typových súborov a zložiek typových súborov v nich obsiahnutých. Verejný orgán hierarchicky organizuje materiálne skupiny tak, aby materiálne skupiny na najnižšej úrovni hierarchie zahŕňali súbory alebo typové súbory; verejný orgán môže hierarchicky organizovať a časti súboru typu. Ak verejný autor nezahŕňa dokumenty zaregistrované v samostatnom registri dokumentov v súboroch alebo typových súboroch, zahrnie dokumenty v materiálovej skupine na najnižšej úrovni hierarchie. Verejný autor identifikuje materiálne skupiny a komponenty typu súboru s charakterom súboru a uvedie režim skartovania materiálových skupín a komponentov typu súboru uvedeného na najnižšej úrovni hierarchie.
(2) Verejný autor uvedie skupinu materiálov alebo komponent súboru typu, ktorý obsahuje súbory očakávanej trvalej hodnoty, ktoré sa zahrnú do návrhu, ktorý sa má vybrať pre archív, prostredníctvom skartovacieho stroja "A" (archive). Verejný autor uvedie skupinu materiálov alebo komponent typu súboru obsahujúceho súbory bez očakávanej trvalej hodnoty, ktorá sa má zahrnúť do výberu archívov s návrhom na zničenie, s "S" (vstaň) drvičom."
45. V článku 15 sa vypúšťa odsek 3.
Odseky 4 až 6 sa stávajú odsekmi 3 až 5.
46. Odsek 4 sa vypúšťa.
Odsek 5 sa stáva odsekom 4.
47. V článku 16 ods. 2 sa na konci úvodnej časti ustanovenia dopĺňa slovo "aspoň."
48. v článku 16 ods. 2 písm. a) a b):
" (a) referenčné číslo alebo registračné číslo zo samostatných záznamov dokumentov priradených dokumentu a číslo súboru, pokiaľ referenčné číslo nie je odvodené od označenia súboru;
b) identifikáciu dokumentu zo záznamov dokladov odosielateľa, ak je dokument odpoveďou na prijatý dokument a ak je dokument uvedený v prijatom dokumente, ";
49. V článku 16 ods. 2 sa na konci písmena c) dopĺňa slovo "a."
50. V článku 16 ods. 2 sa vypúšťajú písmená d) až f).
Písmeno g) sa označuje ako písmeno d).
51. V článku 16 ods. 5 sa slová "vytvorený statický textový dokument v digitálnej forme alebo statický kombinovaný text a obrazový dokument v digitálnej forme" nahrádzajú slovami "vytvorený statický textový komponent alebo statický kombinovaný text a komponent obrazu," slovo "dokument" sa nahrádza slovami "komponenty" a slová "určený dokument" sa nahrádzajú slovami "určený komponent."
52. Odsek 17 ods. 4 sa vypúšťa.
53. V článku 18 ods. 3 sa slová "vysielanie" nahrádzajú slovami "povoľujúce" a slová "ak nie sú sprostredkované automatizovaným spojením so systémom "nahrádzajú sa slovami" alebo majú s ním automatizované spojenie."
54. Odsek 4 sa vypúšťa.
55. V oddiele 19 sa dopĺňajú slová "a súbory."
56. § 19 ods. 2 znie:
"(2) Pred uzavretím spisu verejný orgán skontroluje, či je vyplnený spis úplný, či sú povinné údaje zahrnuté v registračnom dokumente a či sú splnené podmienky na jeho uzavretie. Verejný orgán tiež skontroluje, či obal dokumentov a spisov v analógovej forme zaručuje, že sú nedotknuteľné a čitateľné."
57. V odseku 19 ods. 3 sa slová "a za slovom" znaky nahrádzajú čiarkou a na konci textu prvej vety sa dopĺňajú slová "a fyzické umiestnenie analógových častí súborov."
58. Nad nadpisom odseku 20 sa uvádza: "Postup pri postupe drvenia."
(59) V článku 20 ods. 2 a 3 sa za slovo "správa dokumentov" vkladajú slová "a súbory."
60. V § 20 ods. 2 a § 21 ods. 8 druhej a tretej vete sa za slová "dokumenty" vkladajú slová "a súbory."
61. V odseku 20 ods. 4 sa za slovo "zoznam dokumentov" vkladajú slová "a súbory."
62. V článku 20 ods. 4 a článku 21 ods. 8 sa za slová "dokumenty" vkladajú slová "a súbory."
63.V odseku 20 ods. 4 sa vypúšťa tretia veta.
64. V článku 20 ods. 5 sa za slovo "zoznam dokumentov" vkladajú slová "a súbory."
65.V článku 21 ods. 2 sa vypúšťa písmeno c).
písmená d) a e) sa prečíslujú na písmená c) a d).
66. V článku 21 ods. 4 sa za slová "dokumenty" vkladajú slová "a súbory."
67. V odseku 22 ods. 1 sa slová "dokončené dokumenty a uzavreté dokumenty" nahrádzajú slovami "dokumenty a" za slovom "obsahuje," slová "aspoň," slovo "druh" sa nahrádzajú slovami "typ" a posledná veta sa vypúšťa.
68. V oddiele 23 sa vypúšťajú slová "digitálnych dokumentov."
69. V oddiele 23 ods. 1 úvodnej časti ustanovenia sa slová "digitálnych dokumentov" nahrádzajú slovami "zložiek."
70. V článku 23 ods. 1 písm. b) sa slová "uložené dokumenty" nahrádzajú slovami "uložené komponenty."
71. V článku 23 ods. 2 sa slovo "dokumenty" nahrádza slovom "komponenty," slovo "dokumenty" sa nahrádza slovom "komponenty."
72. V článku 23 ods. 3 úvodnej časti ustanovení sa slovo "dokumenty" nahrádza slovom "komponenty."
73.V článku 23 ods. 4 písm. d) sa vypúšťa text "-3 ."
74. V článku 23 ods. 6 sa slová "zaslaný dokument" nahrádzajú slovami "zaslaný komponent" a slová "jeho" sa nahrádzajú slovami "jeho."
75. V odseku 23 sa na konci odseku 9 dopĺňa slovo "komponenty."
76. V oddiele 24 sa za slovo "formát" vkladá slovo "dokument" a slovo "dokument."
77. V oddiele 24 ods. 3 úvodnej časti ustanovenia sa vypúšťajú slová "digitálny dokument."
78. Odsek 25 vrátane názvu znie:
Názov
(1) Verejný orgán overí existenciu zápisu o odosielateľovi v menovom registri pre prijatý dokument a zaznamená v menovom registri odkaz na dokument alebo spis pre príslušný záznam v menovom registri.
(2) Pri zaslaní dokumentu si pôvodca vyberie adresáta zo záznamov v menovom registri.
(3) Ak orgán verejnej moci zistí, že je potrebné, aby sa údaje uchovávali v menovom registri inej osoby, na ktorú sa dokument vzťahuje, a ktorá nie je osobou uvedenou v odseku 1 alebo 2, overí existenciu zápisu o tejto osobe v menovom registri a zaznamená v menovom registri odkaz na dokument alebo súbor pre príslušný zápis v menovom registri.
(4) Verejný autor vytvorí nový záznam v registri názvov, ak v zozname názvov odosielateľa, adresáta alebo akejkoľvek inej osoby uvedenej v odsekoch 1 až 3 nie je záznam.
(5) Verejný orgán overí presnosť a aktuálnosť údajov v registri zo zdrojov súvisiacich s plnením jeho úloh a prípadne doplní údaje z týchto zdrojov aspoň pri zaznamenávaní odkazu na dokument alebo súbor s príslušným záznamom v registri a pri odosielaní dokumentu."
79. V článku 26 ods. 1 sa za slová "dokumenty" a "spisy" vkladajú slová "na základe papiera" alebo "na základe papiera" za slová "dokumenty."
80.V § 26 ods. 3:
"(3) Ak sú dokumenty alebo súbory zaznamenané v náhradnom registri, verejný orgán
(a) prenášať dokumenty alebo súbory zapísané v náhradnom registri do záznamového nástroja, v ktorom sa dokumenty alebo súbory zvyčajne registrujú, alebo
(b) uchovávať dokumenty alebo súbory zaregistrované v náhradnom registri a uchovávať dokumenty alebo súbory, ktoré nemožno nakladať v náhradnom registri v dokumente alebo súboroch, v ktorých tieto dokumenty alebo súbory zvyčajne zaznamenáva."
Článok 81 ods. 26a vrátane názvu:
Uplatňovanie pravidiel týkajúcich sa spisových dokumentov
Pokiaľ články 2 až 11, 13 až 16 a 18 až 26 neustanovujú pravidlá týkajúce sa spisu, ich ustanovenia týkajúce sa dokumentu sa uplatňujú mutatis mutandis na spis, pokiaľ to nevylučuje jeho povahu."
Prechodné ustanovenie
Orgány verejnej moci zosúladia výkon spisovej služby s požiadavkami vyhlášky č. 259 / 2012 Z. z., s účinnosťou od dátumu nadobudnutia účinnosti vyhlášky, do 31. decembra 2026.
Účinnosť
Toto nariadenie nadobúda účinnosť 1. júla 2023.
Minister:
Mgr.
Prihláste sa pre poznámky, obľúbené a upozornenia
Informácie o predpise
| Citácia | Vyhláška č. 96 / 2023 Z. z., ktorou sa mení a dopĺňa vyhláška č. 259 / 2012 Z. z. o podrobnostiach výkonu súborovej služby v znení zmien a doplnení |
|---|---|
| Typ predpisu | Uznesenie |
| Autor | - |
| Zbierka | Zbierka zákonov |
| Dátum vyhlásenia | 13.04.2023 |
|---|---|
| Účinnosť od | 01.07.2023 |
| Účinnosť do | - |
| Stav | Platný |
Verejné zmluvy 5
Objednávka úprav číselníku Spisový plán a mechanismu přidělování spisových znaků v Informačním systé...
Rejstřík trestů
Seyfor, a. s.
169 400 Kč
18.10.2024
Upozornenia
SMlouva o dílo na provedení analýzy současného stavu digitalizace v oblasti procesů UHK se specifick...
Univerzita Hradec Králové
PragoData Consulting, s.r.o.
235 950 Kč
15.10.2024
Smlouva o dílo na provedení analýzy současného stavu digitalizace v oblasti procesů UHK se specifick...
Univerzita Hradec Králové
PragoData Consulting, s.r.o.
235 950 Kč
15.10.2024
Dodatek č. 5 ke smlouvě o dílo na implementaci agendového informačního systému
Probační a mediační služba
Asseco Central Europe, a. s.
16.10.2023
Upozornenia
Upozornenia
Smlouva o údržbě a podpoře ERMS Č. j. 1928/2023-SŽ-SŽT-OPS
Správa železnic, státní organizace
M.I.T. Consulting, s.r.o.
13 552 000 Kč
18.08.2023
Zdroj:
Hlídač štátu
(CC BY 3.0 CZ)
Znenie predpisu má informatívny charakter.
Komentáre 0