Dekret Nr. 504 / 2021 Coll.
Verordnung zur Änderung des Erlasses zur Umsetzung des Gesetzes über Archivierung und Dateidienst
Gültig
Ordnung
In Kraft seit 01.01.2022
504
VYHLÁŠKA
ze dne 14. prosince 2021,
kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě
Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., zákona č. 167/2012 Sb. a zákona č. 56/2014 Sb., k provedení § 19 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb. a zákona č. 167/2012 Sb., § 36 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 167/2012 Sb., a § 70 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb., zákona č. 424/2010 Sb., zákona č. 167/2012 Sb. a zákona č. 298/2016 Sb.:
Změna vyhlášky, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb., vyhlášky č. 213/2012 Sb. a vyhlášky č. 85/2019 Sb., se mění takto:
1. V § 1 odstavec 1 zní:
„(1) Základní evidence Národního archivního dědictví (dále jen „základní evidence“) se vede alespoň v listinné podobě. Archivy, s výjimkou bezpečnostních archivů, vedou základní evidenci také v digitální podobě v informačním systému pro vedení evidence Národního archivního dědictví (dále jen „systém evidence archiválií“), který je součástí národního portálu. Bezpečnostní archivy mohou vést část základní evidence, která neobsahuje utajované informace4), v digitální podobě v systému evidence archiválií. Kulturně vědecké instituce mohou vést základní evidenci v digitální podobě v systému evidence archiválií.“.
Poznámka pod čarou č. 4 zní:
„4) Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů.“.
2. V § 1 odst. 2 větě první se slova „je vedena“ nahrazují slovy „(dále jen „druhotná evidence“) se vede“ a na konci textu věty první se doplňují slova „v systému evidence archiválií“.
3. V § 1 odst. 2 větě druhé se slova „Národního archivního dědictví“ zrušují.
4. V § 1 odst. 3 se za slovo „dědictví“ vkládají slova „(dále jen „ústřední evidence“)“ a na konci textu odstavce 3 se doplňují slova „v systému evidence archiválií“.
5. V § 1 odst. 4 větě první se slova „evidence se aktualizuje“ nahrazují slovy „ , druhotná a ústřední evidence se aktualizují“ a věta druhá se zrušuje.
6. V § 2 odst. 3 se slova „druhotné evidenci“ nahrazují slovy „základní evidenci jen v listinné podobě“.
7. V § 2 odst. 4 se za slovo „archiválií“ vkládají slova „ , které jsou vedeny v základní evidenci jen v listinné podobě,“.
8. V § 2 se odstavec 5 zrušuje.
9. V § 6 odst. 3 se na konci písmene z) čárka nahrazuje tečkou a písmena aa) až cc) se zrušují.
10. V § 6 se za odstavec 3 vkládá nový odstavec 4, který zní:
„(4) Evidenční list vždy dále obsahuje
a) jméno zpracovatele evidenčního listu,
b) jméno operátora záznamu evidenčního listu, pokud je veden v digitální podobě,
c) značku archivního souboru, pokud je pro archivní soubor zavedena,
d) údaje o nedohledaných archiváliích a nedobytných zapůjčených archiváliích.“.
Dosavadní odstavce 4 až 7 se označují jako odstavce 5 až 8.
11. V § 7 odst. 2 úvodní části ustanovení se slova „archivních pomůcek“ zrušují.
12. V § 8 odst. 1 se slova „Národního archivního dědictví“ zrušují.
13. V § 8 odst. 3 se na konci textu věty první doplňují slova „nebo v digitální podobě“ a věta druhá se nahrazuje větou „Zasláním stejnopisu archivní pomůcky v digitální podobě se rozumí jeho uložení v systému evidence archiválií.“.
14. V § 8 se odstavec 4 zrušuje.
Dosavadní odstavce 5 a 6 se označují jako odstavce 4 a 5.
15. V § 9 odstavce 1 až 4 znějí:
„(1) Údaje ze základní evidence se předávají, není-li dále stanoveno jinak, v listinné nebo digitální podobě.
(2) Předáním údajů ze základní evidence v digitální podobě se rozumí jejich uložení v systému evidence archiválií.
(3) Bezpečnostní archivy, které vedou část základní evidence, která neobsahuje utajované informace, pouze v listinné podobě, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek z této části základní evidence do druhotné evidence Národního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v listinné podobě. Bezpečnostní archivy předávají pouze údaje o archiváliích, u nichž byl zrušen stupeň utajení.
(4) Kulturně vědecké instituce, které vedou základní evidenci pouze v listinné podobě, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence Národního archivu nebo příslušného státního oblastního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v listinné podobě.“.
Poznámka pod čarou č. 1 se zrušuje.
16. V § 9 se odstavce 5 až 9 a 11 zrušují.
Dosavadní odstavec 10 se označuje jako odstavec 5.
17. V § 10 odst. 4 písm. d) se slova „ústřední evidenci památek“ nahrazují slovy „Ústředním seznamu kulturních památek České republiky“.
18. V příloze č. 2 se slova „druhotné evidence Národního archivního dědictví“ nahrazují slovy „druhotné evidence“ a slova „evidenčního listu Národního archivního dědictví“ se nahrazují slovy „evidenčního listu“.
19. V příloze č. 3 se v příloze č. 1 badatelského řádu ve vzoru badatelského listu slovo „nepovinné“ pod slovem „e-mail“ nahrazuje slovy „povinné v případě nahlížení prostřednictvím národního nebo jiného portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě“.
Změna vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb. a vyhlášky č. 85/2019 Sb., se mění takto:
1. V § 2 odst. 3 písm. d) se slova „vnitřní organizační jednotce“ nahrazují slovy „organizační součásti“.
2. V § 5 se doplňuje odstavec 3, který zní:
„(3) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, obálku doručeného dokumentu v analogové podobě zpravidla převede do digitální podoby.“.
3. V § 6 odst. 1 se věta druhá včetně poznámky pod čarou č. 25 zrušuje.
4. V § 6 odst. 2 se věta druhá zrušuje.
5. V § 6 odstavec 3 zní:
„(3) Veřejnoprávní původce může doručený dokument, který byl převeden podle odstavce 1 nebo 2, zničit bez výběru archiválií.“.
6. V § 16 odst. 1 se slova „záhlaví, v němž je uvedeno“ zrušují.
7. V § 16 odst. 3 se za větu první vkládá věta „Veřejnoprávní původce vyhotoví dokument podle věty první v podobě, v jaké vykonává spisovou službu, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.“.
8. V § 16 se doplňuje odstavec 5, který zní:
„(5) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, musí jím vyhotovovaný statický textový dokument v digitální podobě nebo statický kombinovaný textový a obrazový dokument v digitální podobě obsahovat strojově čitelný text (textovou vrstvu), a bylo-li příslušné schéma XML stanoveno národním standardem, také metadata ve formátu XML. Veřejnoprávní původce zajistí soulad obsahu dokumentu ve výstupním datovém formátu s obsahem strojově čitelného textu a metadat ve formátu XML. Věty první a druhá se nepoužijí v případě, je-li dokument určen pouze pro komunikaci mezi informačními systémy.“.
9. V § 17 odst. 3 se věta poslední nahrazuje větou „Ministerstvo vnitra vede a na svých internetových stránkách zveřejňuje seznam ztracených úředních razítek, který obsahuje údaje o ztracených úředních razítkách uvedených v oznámeních.“.
10. V § 20 odst. 1 se slova „ , nejde-li o převáděné dokumenty podle § 6 odst. 1 a dokumenty převáděné autorizovanou konverzí dokumentů podle § 6 odst. 2“ zrušují.
11. V § 23 se na konci odstavce 2 doplňuje věta „Verze PDF/A-3 a vyšší je výstupním datovým formátem statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů, neobsahuje-li dokument v datovém formátu, který není výstupním datovým formátem, a dokument obsahující další dokumenty.“.
12. V § 23 odstavec 4 zní:
„(4) Výstupním datovým formátem dynamických obrazových dokumentů je
a) datový formát Graphics Interchange Format (GIF),
b) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172),
c) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818),
d) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 4 (MPEG-4, ISO/IEC 14496-3).“.
13. V § 23 odst. 6 se za slovo „databáze“ vkládají slova „a datové věty“.
14. Za § 26 se vkládá nový § 26a, který včetně nadpisu zní:
Použití pravidel týkajících se dokumentů na spis
Ustanovení § 2 až 11, § 13 až 16 a § 18 až 26 týkající se dokumentu se použijí na spis obdobně, ledaže to vylučuje jeho povaha.“.
ÚČINNOST
Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2022, s výjimkou čl. II bodu 8, který nabývá účinnosti dnem 1. února 2022.
Ministr:
Hamáček v. r.
Melden Sie sich an für Notizen, Favoriten und Benachrichtigungen
Informationen zur Vorschrift
| Zitierung | Dekret Nr. 504 / 2021 Coll., zur Änderung des Dekrets zur Umsetzung des Gesetzes über Archivierung und Dateidienst |
|---|---|
| Art der Vorschrift | Ordnung |
| Autor | - |
| Sammlung | Gesetzessammlung |
| Verkündungsdatum | 23.12.2021 |
|---|---|
| In Kraft seit | 01.01.2022 |
| In Kraft bis | - |
| Status | Gültig |
Rechtsgebiete:
Archiv
Verwaltungsrecht
Öffentliche Verträge 2
Smlouva o údržbě a podpoře ERMS Č. j. 1928/2023-SŽ-SŽT-OPS
Správa železnic, státní organizace
M.I.T. Consulting, s.r.o.
13 552 000 CZK
18.08.2023
Smlouva o dílo na dodávku elektronického systému spisové služby
Česká rozvojová agentura
T-MAPY spol. s.r.o.
1 608 816 CZK
12.06.2023
Quelle:
Hlídač státu
(CC BY 3.0 CZ)
Der Wortlaut der Vorschrift hat informativen Charakter.
Kommentare 0